資料を作ったときに、
こんなフィードバックを受けた経験はありませんか。
「結局、何が言いたいのですか？」
「話がまとまっていませんね」
「少しロジカルではないですね」
多くの場合、
原因はロジック力や文章力だと考えられがちです。
ですが実際には、
資料の構造が原因であることも少なくありません。
ロジカルな資料の多くは、
実は似た構造で作られています。
その代表が
ピラミッド構造です。
本記事では山崎氏著書の
『考える技術・書く技術』でも紹介されている
・状況のWHY
・方針のWHY
・行動のHOW
という
ロジカル資料の3つの基本パターンを整理します。
私はこれまで
外資企業での資料作成や戦略提案の中で、
この構造を何度も使ってきました。
構造を意識するだけで、
資料の伝わり方は大きく変わります。
この記事では次のことを整理します。
・ロジカル資料の基本構造
・実務で使われる3つの資料パターン
・資料作成で迷ったときの考え方
資料作成のヒントとして、
少しでも参考になれば嬉しいです。
ピラミッド構造とは
まず基本からです。
ピラミッド構造とは、
結論 → 理由 → 根拠
の順で説明する構造です。
イメージとしては
次のような形です。
結論
↓
理由
↓
データ
結論から話し、
理由で支え、
データで裏付ける。
この形にするだけで、
資料の分かりやすさは
大きく変わります。
ただし実務では、
理由の並び方に
いくつかの型があります。
その代表が
これから紹介する
3つのパターンです。
3つの基本型
実務で作られる資料は、
大きく次の3種類に分けられます。
①状況分析
②方針提案
③行動計画
そして
それぞれに対応する
構造があります。
順番に見ていきます。
① 状況分析の型
参照：山崎氏著 『考える技術・書く技術』
1つ目は
状況のWHY
です。
これは
問題分析や状況分析の
資料でよく使われます。
例えば次のような資料です。
・売上分析
・市場分析
・KPIレビュー
・事業レビュー
構造はシンプルです。
問題
↓
なぜ起きているのか
例えば
次のような形です。
結論
売上が低下している
理由
・来店客数が減少
・客単価が低下
・競合が増加
つまり
原因を分解する構造です。
・WHY(なぜ?）
・WHY(なぜ?）
・WHY(なぜ?)
と掘り下げていく形です。
この型は
分析資料の基本として
よく使われます。
② 提案資料の型
参照：山崎氏著 『考える技術・書く技術』
2つ目は
方針のWHY
です。
これは
戦略提案や方針提案の
資料でよく使われます。
例えば次のような場面です。
・新規事業提案
・投資判断
・経営提案
・戦略提案
構造は
次のようになります。
結論（方針）
↓
なぜそれが良いのか
例えば
このような形です。
結論
海外市場に参入すべき
理由
・市場が成長している
・競合が比較的少ない
・自社の強みが活きる
ここでのWHYは、
原因ではありません。
方針の正当性
を示すWHYです。
つまり
なぜその方針が
合理的なのかを説明します。
この型は
戦略資料でよく使われます。
③ 実行計画の型
参照：山崎氏著 『考える技術・書く技術』
3つ目は
行動のHOW
です。
これは
実行計画や事業計画で
よく使われます。
例えば
次のような資料です。
・事業計画
・プロジェクト計画
・行動計画
構造は
次のようになります。
結論
↓
どう実行するか
例えば
このような形です。
結論
新市場に参入する
方法
・販売パートナーを選定
・商品を投入
・マーケティングを実施
ここでは
WHYではなく
HOW
つまり
実行の方法を整理します。
この型は
実行フェーズの資料で
よく使われます。
3つで整理できる理由
資料の目的は、
意外とシンプルです。
多くの資料は
次の3つのどれかに答えるものです。
①状況を理解する
②方針を判断する
③行動を決める
整理すると
次のようになります。
WHY（分析）
WHY（戦略）
HOW（実行）
つまり
資料の目的に応じて
構造を選ぶことが大切です。
実務での使い方
資料を作る前に、
次の3つを決めておくと
構造が整理しやすくなります。
Step1
資料の目的を決める
・分析
・提案
・計画
資料の目的は読み手・オーディエンスの
Objective(目標), Problem(課題), Question(疑問)に沿って
設定が必要です。
読み手・オーディエンスのOPQ分析の仕方は
こちらの記事を参考にしてください。
Step2
構造を決める
・状況のWHY
・方針のWHY
・行動のHOW
Step3
ピラミッドを書く
この順番で考えると、
資料設計が
少し進めやすくなります。
まとめ
ロジカル資料は、
文章力だけでなく
構造設計
の影響を
大きく受けます。
ロジカル資料は
「才能」ではなく
構造
で整理できます。
そして
ピラミッド構造には
3つの基本パターンがあります。
・状況のWHY
・方針のWHY
・行動のHOW
資料作成に悩んだときは、
まず
文章ではなく
構造
を考えてみる。
それだけでも、
資料の見え方は
大きく変わることがあります。
もし今、
資料作成に悩んでいる方が
いらっしゃれば。
この3つの型を、
一度試してみてください。
少しでも
参考になれば嬉しいです。
